"Библиотечный вестник". Выпуск 3(38), 2011 год - Методсовет
МЕТОДСОВЕТ
Подготовка устного публичного выступления
Рыжкова Т.И.,
главный библиотекарь
БОУНБ им. Шолом-Алейхема
Конференция, совещание, презентация, выступление перед сотрудниками, корпоративные мероприятия, рабочая планёрка - мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда необходимо выступать перед аудиторией. Каждому из нас, руководителю и подчинённому, школьнику и студенту, менеджеру и юристу необходимы навыки публичных выступлений.
Многие ошибаются, думая, что ораторское искусство - это лишь говорение для публики. Но основная и самая сложная работа происходит на стадии подготовки к выступлению: это выбор темы, определение цели выступления, подбор и анализ материалов доклада, написание текста доклада, подготовка, репетиции и т.д. Поговорим о том, как грамотно и эффективно подготовиться к любому выступлению.
Работу по подготовке речи можно подразделить на две основные фазы: докоммуникативную, т.е. подготовку выступления и коммуникативную - взаимодействие с аудиторией.
Докоммуникативная фаза. В ней различают два начальных этапа: определение темы и цели выступления; оценка аудитории и обстановки.
Работа на этих этапах носит характер учёта и оценки объективных данных: тема и цель выступления обычно задаются программой, расписанием и т.п. Состояние аудитории и обстановка также не выбираются выступающим.
1. Определение темы и цели выступления. Что мы будем рассказывать? О чём поведаем аудитории? Ответом на этот вопрос будет формулировка темы выступления. Если тема заранее известна, вам необходимо её конкретизировать или расширить. Если предполагается выступление на свободную тему, важно помнить, что информация должна быть интересна аудитории. Это отнюдь не означает, что следует выбирать чуждую вам тему, она всегда должна соответствовать вашим интересам, чтобы подготовка к выступлению доставляла удовольствие и давала вам новые знания. Выбирайте тему, которая интересна вам, в которой вы разбираетесь. Ведь главная задача - убедить аудиторию в вашем профессионализме в данном вопросе.
Самая тяжёлая аудитория - это равнодушная аудитория. Поэтому крайне важно определить действительно интересную тему, которая волнует слушателей. Она должна быть актуальной, горячей, социально значимой и, самое главное, понятной и знакомой аудитории. Не надо пытаться «втиснуть» слишком много материала в ограниченное время. Не следует выбирать слишком сложную тему, если регламент не позволяет вам раскрыть её в полной мере, соответственно, есть вероятность, что ваш доклад останется непонятным и неубедительным для слушателей. Кроме того, многие начинающие ораторы, выбирая сложную тему, не умеют доступно изложить материал.
2. Название темы. Выбрав тему, надо подумать о её формулировке. Название речи должно быть ясным, чётким, по возможности кратким. Оно должно отражать содержание выступления и обязательно привлекать внимание слушателей. Удачная формулировка темы выступления определённым образом настраивает аудиторию, готовит её к восприятию будущей речи.
Длинные формулировки, названия, включающие незнакомые слова, отталкивают слушателей, порой даже вызывают отрицательное отношение к предстоящему выступлению.
Следует избегать и слишком общих названий. Например, формулировка темы лекции «Забота о здоровье» может вызвать ряд вопросов. Прежде всего, непонятно, о чьей заботе пойдёт речь - о заботе государства, лечебных учреждений, здравоохранения, семьи или каждого человека. Возникает и второй вопрос, о чьём здоровье будет рассказывать лектор - о здоровье дошкольников, школьников, студентов, рабочих, служащих, пенсионеров и т.п. Целесообразно дать более конкретные формулировки данной темы: «Группы здоровья для людей пожилого возраста», «Работа скорой помощи в нашем районе», «Профилактика заболеваний гриппом», «О вреде самолечения» и др.
Общие названия требуют освещения многих вопросов, чего не в состоянии сделать выступающий. Поэтому среди слушателей всегда будут недовольные, так как не получат ответа на интересующие их вопросы.
Для конкретизации общей формулировки темы можно прибегнуть к подзаголовкам, например: «Поговорим о себе» (для вас, молодые матери), (для вас, будущие мужья) и др.
Умение формулировать тему выступления необходимо не только лекторам, но и руководителям учреждений, студентам, менеджерам, служащим и т.д.
Особое внимание следует обращать на названия при разработке повестки дня совещаний, заседаний, программ семинаров, конференций, симпозиумов. Формулировки пунктов повестки дня, темы докладов, сообщений должны ориентировать людей на участие в обсуждении конкретных проблем.
3. Формулировка цели. Приступая к подготовке речи, необходимо определить цель выступления. Говорящий должен ясно представлять, для чего, с какой целью он произносит речь, какой реакции слушателей добивается.
Оратор, готовясь к выступлению, должен установить главенство цели над содержанием и формой речи. Если выступающий не подумает о назначении речи, он не добьётся успеха в ее подготовке и произнесении.
Отсутствие определённой целевой установки снижает эффективность лекции, оратор не добьётся желаемой реакции слушателей. Надо иметь в виду, что выступающему следует формулировать цель речи не только для себя, но и для своих слушателей. Чёткая формулировка целевой установки облегчает восприятие ораторской речи, определённым образом настраивает слушателей. Именно так и поступали выдающиеся ораторы разных времен.
Когда определена цель выступления, сформулируйте задачи: например, привлечь внимание слушателей к какой-либо проблеме, проинформировать аудиторию о чем-либо, призвать слушателей к действию или удержать внимание публики на протяжении всей речи.
4. Оценка аудитории и обстановки. Спросите себя: «Кто мои слушатели?». Если ответ затруднителен, то лучше представить себе группу из двух-трех человек, к которым обращено выступление и готовить речь для них. Обязательно нужно принять во внимание следующие характеристики аудитории:
- возраст;
- уровень образования;
- профессия;
- цель прихода людей на выступление;
- уровень заинтересованности в теме;
- уровень осведомлённости в данном вопросе.
Желательно заранее поговорить с некоторыми людьми из предполагаемой публики, чтобы лучше узнать аудиторию. Именно предварительный анализ аудитории позволит сформулировать тему и подготовить выступление таким образом, чтобы оно действительно вызвало резонанс и интерес. Постарайтесь представить, как аудитория будет воспринимать вашу речь, и какова может быть её реакция. Наверное, в любом выступлении есть моменты, которые могут вызвать острые споры: политические и социальные темы, мнения авторитетных людей, вопросы морали и нравственности или другие, воспринимаемые аудиторией небеспристрастно. Важно быть готовым к любой реакции слушателей и суметь привести убедительные доказательства вашей позиции в любой ситуации.
Место выступления и время - очень важные факторы успешного выступления. На речь влияют место, освещение, температура в помещении и пр. Небольшая комната располагает к спокойному, тихому тону, к беседе, а большой зал настраивает на громкий голос, на наступательный, ораторский стиль. Если выступление планируется перед небольшой группой слушателей, то необходимо выбрать небольшое помещение. Ничто так не гасит энтузиазм, как обширные помещения и пустые кресла в зале. Лучше поставить плотно стулья в небольшом помещении, чем рассадить слушателей в большом зале. Аудиторию нелегко расшевелить, если она разбросана по залу, поэтому прежде чем начать выступление, попросить слушателей перейти вперед и сесть поближе к выступающему. Человек, находящийся в большой аудитории, может утратить свою индивидуальность. Он становится частью толпы, и в этом случае на него значительно легче воздействовать, чем если бы он был отдельным индивидуумом. Он будет смеяться и аплодировать по поводу таких вещей, которые его совершенно не тронули бы, если бы он был только одним из слушающих оратора.
Имеет значение время дня и день недели. Ранним утром труднее овладеть вниманием аудитории, а после обеда его легко потерять. Поэтому в таких ситуациях следует использовать возбуждающие приёмы - юмор, драматизацию, необычный материал. Подниматься на трибуну необходимо только в том случае, если аудитория довольно велика и в связи с этим возникает необходимость для оратора стоять на возвышении. Лучше стоять рядом со своими слушателями, превратив выступление в беседу.
Многие начинающие ораторы чувствуют дискомфорт именно из-за того, что незнакомы с местом выступления, аудиторией, помещением, непривычная обстановка психологически давит на них. Постарайтесь выяснить планировку помещения, где будут располагаться слушатели, оратор, каково оснащение аудитории (наличие микрофона, трибуны, стола, стульев и т.д.). Полезно заранее проверить акустику в помещении.
5. Кодирование. Оценка темы, цели и аудитории является основой и фоном следующего этапа докоммуникативной фазы - «кодирования», т.е. создания сообщения на данную тему, с заданной целью, для данной аудитории и в соответствии с конкретной обстановкой. Этот этап
включает: подбор материалов; композиционно-логическое оформление речи; использование фактологического материала; работу над языком и стилем выступления.
Фактологический материал. Цифровые данные, для облегчения восприятия лучше демонстрировать посредством таблиц и графиков, а не злоупотреблять их зачитыванием.
Лучше всего, когда в устном выступлении количество цифрового материала ограничено, на него лучше ссылаться, а не приводить полностью, так как цифры скорее утомляют слушателей, нежели вызывают интерес.
Подготовка по существу вопросов:
- анализ проблемы, ситуации;
- формирование целей, задач, общего подхода к выступлению и собственной позиции;
- подготовка речи и аргументации выводов;
- подбор необходимых документов и материалов;
- учёт возрастного и полового фактора.
6. Структура выступления (план). Оратору, стремящемуся к достижению успеха, конструктивного результата, необходимо тщательно
подготовить выступление. Такую подготовку можно представить в виде плана.
Выступление должно состоять из трех частей - вступления, основной части и заключения.
Примерное распределение времени: вступление - 10-15%; основная часть - 60-65%; заключение - 20-30%.
Вступление - важная часть, т.к. более всего запоминается слушателям, поэтому должно быть тщательно продуманным. Оно включает: объяснение цели, название доклада и расшифровку подзаголовка с целью точного определения содержания выступления, четкое определение стержневой идеи. «Засиживаться» на вступлении не стоит - оно должно быть кратким. При подготовке вступления следует выбрать тему, которая имеет целью вызвать интерес публики. В задачи вступления входит:
- Вызвать интерес к теме разговора, показав её полезность для собеседников-слушателей.
- Установить психологический контакт со слушателями, создав эффект единомыслия.
- Мотивировать их активное восприятие речи риторическими и наводящими вопросами.
Основная часть - всестороннее обоснование главного тезиса. Некоторые варианты системного построения аргументации:
- проблемное изложение (выявление и анализ противоречий, путей их разрешения);
- хронологическое изложение;
- изложение от причин к следствиям (от частного к общему);
- индуктивное изложение (от общего к частному). Рассматриваются различные аспекты, способствующие лучшему осмыслению слушателями идеи. При этом очень важно не перерасходовать время, обязательно оставив его для заключения.
План развития основной части должен быть ясным. Предмет выступления должен раскрываться конкретно и стройно. Должно быть подобрано как можно больше фактологических материалов и необходимых примеров.
В задачи основной части входит:
- Раскрыть суть проблемы (идеи, подхода, решения, предложений, инициативы).
- Аргументировать своё видение проблемы.
- Побудить собеседников к обсуждению проблемы (если в этом есть необходимость и имеется достаточно времени).
- Поддерживать интерес и внимание у собеседников.
- Управлять аудиторией, не давая ей отвлечься от содержанияречи.
- Вызвать удовлетворение у слушателей содержанием и стилем речи, манерой поведения.
Заключение - формулирование выводов, которые следуют из главной цели и основной идеи выступления. Правильно построенное заключение способствует хорошему впечатлению от выступления в целом.
8 заключении имеет смысл повторить стержневую идею и, кроме того, вновь (в кратком виде) вернуться к тем моментам основной части, которые вызвали интерес слушателей. Закончить выступление можно решительным заявлением, подводящим итог выступлению.
7. Подбор материала для выступления.
- Поиск литературы по основным вопросам темы (теоретических статей, брошюр, книг) и отбор научного содержания, которое отвечает цели выступления.
- Изучение жизненных явлений (фактов, цифр, ситуации и т.п.) для теоретического анализа и обобщении в выступлении, чтобы слушатели поняли лежащие в их основе закономерности и тенденции.
- Подбор примеров из практики (общественной и индивидуальной) для иллюстрации и доходчивого разъяснения сложных теоретических вопросов.
- Подбор наглядных пособий и подготовка технических средств, продумывание цели, времени и способа их использования.
В методической литературе определены основные источники, из которых можно черпать новые идеи, интересные сведения, факты, примеры, иллюстрации для своей речи. К ним относятся:
- официальные документы;
- научная, научно-популярная литература;
- справочная литература: энциклопедии, энциклопедические словари, словари по различным отраслям знаний, лингвистические словари (толковые, иностранных слов, орфоэпические, орфографические, синонимов и др.), статистические сборники, ежегодники по различным вопросам, таблицы, библиографические указатели;
- художественная литература;
- статьи из газет и журналов;
- передачи радио и телевидения;
- результаты социологических опросов;
- собственные знания и опыт;
- личные контакты, беседы, интервью;
- размышления и наблюдения.
Чтобы выступление получилось содержательным, лучше использовать не один источник, а несколько.
При подготовке к выступлению нельзя забывать и о так называемом местном материале, т.е. имеющем отношение к жизни слушателей или того коллектива, региона, о котором идёт речь. Такой материал оживляет выступление, привлекает к нему внимание слушателей, вызывает у них интерес к выступлению.
Подбор материалов для ораторской речи требует определённого времени, поэтому подготовку к выступлению по возможности надо начинать заранее.
8. Изучение отобранной литературы. Важнейший этап подготовки ораторской речи - изучение отобранной литературы. Оратору необходимо выбрать из литературы то, что можно будет использовать в речи, т.е. прочитать соответствующие разделы, сделать нужные записи, систематизировать материал и т.д.
Работая с книгой, следует, прежде всего, определённым образом настроить себя, дать себе соответствующую установку. Это особенно необходимо во время подготовки к лекции и докладу. Установка во время чтения может быть самой различной. Оратор может поставить перед собой задачу изучить по книге тот или иной вопрос, который предстоит освещать в выступлении; критически проанализировать содержание книги; проверить, совпадает ли его оценка какой-то проблемы с мнением автора, других авторитетных лиц; выбрать для выступления наиболее яркие факты, примеры, интересные положения и т.д. Подобные установки помогут оратору более целенаправленно работать с книгой и, прежде всего, определить вид чтения: сплошное, выборочное, комбинированное. При сплошном чтении книга прочитывается полностью, от начала до конца, без каких-либо пропусков. Иногда для разрабатываемой темы достаточно изучить не всю книгу, а лишь отдельные её разделы, главы, параграфы. Такое чтение называется выборочным. Комбинированное чтение - это сплошное чтение одних частей и выборочное других.
Работу над книгой советуют начинать с предварительного знакомства с ней. Сначала читается титульный лист книги. На нём напечатаны название книги, которое даёт представление о содержании; фамилия автора. Нередко на титульном листе указывается классификационная характеристика книги (учебник, учебное пособие, справочное пособие, словарь-справочник, роман, повесть и др.), позволяющая определить её назначение. Следует обратить внимание и на год издания книги. А также ознакомиться с новой литературой по интересующему вопросу.
На титульном листе указывается также наименование издательства и место издания книги. Но на этом не заканчивается предварительное знакомство с книгой. Следует просмотреть оглавление книги, дающее представление об основных вопросах, которые в ней затрагиваются, обратить внимание на рисунки, схемы, таблицы.
Ознакомиться с книгой помогает и аннотация, которая помещена на обороте титульного листа или конце книги. В ней кратко рассказывается о содержании книги, говорится о её назначении, даются сведения об авторе и т.п.
Если в книге есть предисловие и послесловие, рекомендуется прочитать их. В предисловии рассказывается история написания книги, передаётся её краткое содержание, характеризуются основные проблемы. В послесловии автор подводит итоги изложенного, кратко формулирует или повторяет главные положения работы.
Таким образом, первичный просмотр отобранных книг является очень важным моментом в подготовке выступления. Он позволяет определить, какие из отобранных книг больше всего подходят для разрабатываемой темы и какие из них следует изучить более детально.
9. Записи прочитанного. При подготовке к лекции, докладу нужно обязательно делать соответствующие записи прочитанного. Д.И. Менделеев говорил, что найденная, но не записанная мысль - это найденный и потерянный клад.
Наиболее простой вид записи - это выписки. Выписывают то, что относится к изучаемому вопросу, а также материалы, которые могут быть использованы или окажутся нужными лишь впоследствии.
Нередко не считают обязательным указывать, откуда выписан данный материал, кто автор выписанного текста. Такие записи трудно, а порой невозможно использовать в дальнейшей работе: забывается источник материала и в случае необходимости нельзя уточнить текст, в таком виде невозможно классифицировать собранный материал. Для того чтобы выписками удобно было пользоваться, надо правильно их оформлять. Рекомендуется выписки делать на карточках. Желательно, чтобы они были одинакового размера. На каждой карточке делают не более одной записи. В верхней части карточки следует указать тему, к которой относится запись, а в нижней - подробно и в определённой последовательности записывать «выходные данные» источника, т.е. фамилию и инициалы автора, название книги, место и год издания.
Некоторые ораторы, изучая литературу, выписывают подряд все, что покажется интересным. Они тратят на это много времени, а в результате выписанный материал остается почти неиспользованным, так как не имеет непосредственного отношения к теме. Поэтому выписками не стоит увлекаться.
10. Осмысление прочитанного. Во время чтения важно уметь осмыслить содержание прочитанного, соединить его с теми знаниями, которые были получены ранее. Это помогает анализировать и систематизировать материал, делать необходимые выводы.
Верный признак понимания прочитанного - умение передать его содержание своими словами. Этот навык особенно необходим для оратора, который постоянно делится своими знаниями с аудиторией, воспроизводит по памяти содержание статей, брошюр, книг. Пересказ прочитанного - своеобразная тренировка для оратора: обогащается его речь, совершенствуется лекторское мастерство.
11. Выработка собственной позиции. При чтении появляются какие-то сравнения, ассоциации, сопоставления с реальными процессами жизни, рождаются новые мысли. Поэтому необходимо думать над прочитанным, спорить с авторами, пытаться понять, как соотнести прочитанное с современными событиями, как и когда использовать какое-то положение, а не просто переписывать материал, компоновать его, а затем выступать.
Настоящая подготовка к выступлению заключается в том, чтобы выработать собственное отношение к предмету речи, сформулировать свои мысли по тому или иному вопросу, проанализировать свои идеи с позиций будущей аудитории.
«Готовиться, - подчеркивает Д. Карнеги, - это значит думать, вынашивать мысли, вспоминать, отбирать те из них, которые привлекают, отшлифовывать их, располагать в определённом порядке».
12. Написание текста выступления. Подготовка тезисов выступления (выделение ключевых понятий, разбивка основных вопросов темы на подвопросы, продумывание содержания и выводов).
- Написание подробного текста (если это нужно).
13. Подготовка к выступлению перед аудиторией. Выделение в тексте (тезисах) основных смысловых кусков, изложение которых строго обязательно при любом дефиците времени.
- Выделение (шрифтом, цветом и т.д.) основных идей и выводов, усвоения которых непременно нужно добиваться.
- Распределение времени на изложение каждого вопроса и определение темпа изложения (дифференцированно: где с расчётом на запись, где на слушание без записи).
Сколько времени аудитория готова слушать? Каков ваш регламент? Ответы на эти вопросы позволят определить оптимальную продолжительность выступления. Конечно, произносить многочасовые речи не следует. Оптимальное время выступления - 5-20 минут, в зависимости от цели выступления. Но помните золотое правило: «Лучше меньше, да лучше». Поэтому не стремитесь поразить всех длительностью (и подготовленностью) выступления.
Речевое мастерство, ораторское искусство - совокупность операций по подготовке и произнесению публичной речи, проведению беседы, дискуссии с целью добиться желаемой реакции аудитории.
Докоммуникативная фаза обязательно должна завершаться репетицией выступления. Потренироваться можно перед близкими или друзьями, можно использовать средства аудиозаписи и видеозаписи, чтобы проконтролировать хронометраж, качество выступления - одним словом, посмотреть на себя со стороны.
Таким образом, чтобы выполнить свою задачу и донести до слушателя слово, выступающий должен обладать значительным диапазоном разнообразных знаний, умений и навыков, среди которых важнейшими являются:
- умение подобрать материал для выступления;
- оформление материала в соответствии с целевой установкой, законами композиции, логики и психологии, а также с особенностями устной речи и специфики аудитории;
- знания основных социальных и психолого-педагогических особенностей процесса публичной речи;
- умение установить контакт с людьми, выступить перед ними, соблюдая правила поведения на трибуне и используя обратную связь с аудиторией;
- безупречное владение устной речью: голосом, интонацией, мимикой, жестом, соблюдение всех требований культуры речи;
- умение отвечать на вопросы аудитории, вести диалог, беседу, дискуссию.
Перечисленные основные знания, умения и навыки выступающего приобретаются в результате упорного труда и постоянных тренировок. Пренебрегать этими знаниями - значит не понимать особенностей ораторского искусства как сложного вида деятельности.